qProcesos es un sistema web de gestión integral, basado en la automatización de procesos mediante el diseño de flujos, herramientas de análisis, medición, trazabilidad y gestión documental.
Accésit - premio a la Innovación en la Gestión
del Ministerio de Política Territorial y Función Pública. España, 2019
Mejora continua
• Editor gráfico para diseñar procesos de trabajo y flujos de información con diferentes tipos de nodos.
• Control completo de los procesos lanzados a partir de los diseños de realizados.
• Sistema de versionado creciente, para optimizar procesos y reducir tiempos de ejecución, adaptado a las necesidades del día a día y retroalimentado para una mejora continua.
Robusto
• Notificaciones automáticas vía email de nuevas tareas iniciadas por un proceso.
• Recordatorios previos unos días antes de la finalización de una tarea.
• Histórico de tareas previas con información relevante al usuario para finalizar la tarea asignada.
Seguridad granularizada
• Permisos de acceso mediante roles/departamentos y perfiles de usuario.
• Selección del usuario asignado a cada tarea que sea más acorde dentro del rol al que pertenece.
• Posibilidad de asignar tareas a usuarios externos a nuestro entorno, con un acceso dedicado y sin necesidad de acceder a nuestra red de trabajo.
Flexible
• Ayudas e indicaciones configurables que facilitan el trabajo.
• Formularios de petición de información personalizables con varios tipos de datos.
• Tareas asociadas a un único usuario (tarea normal).
• Tareas dirigidas a un grupo de usuarios (encuesta).
• Tareas asociadas a la convocatoria de una reunión.
• Tareas que hacen bifurcar en varios caminos el proceso.
• Tareas que inician otros procesos de forma paralela y que hacen que estén unidos entre sí.
Gestión de versiones y mejora continua
Automatización de tareas
•Automatización de tareas: el sistema evalúa y finaliza tareas de forma automática en función de la información recogida durante el proceso.
•Evaluación de tareas críticas con aviso al responsable el mismo día de vencimiento.
Fácil integración
Cada uno de los procesos diseñados, además de poder ser iniciados de forma manual desde la parte de gestión principal, pueden ser lanzados desde cualquier otro apartado:
• Desde una página web pública.
• Asociado a una acción para cumplir el objetivo de un indicador.
•Desde otras aplicaciones de la plataforma.
Planificación y control de tiempos
• Planificación y control en tiempo real de la ejecución de cada proceso.
• Comparativa entre lo planificado y lo real.
• Mapas de calor para estudiar el rendimiento del proceso por tareas.
Supervisión y trazabilidad
• Supervisión en tiempo real del proceso para un seguimiento.
• Finalización de tareas atascadas.
• Email automático con el motivo de rechazo de una tarea al usuario asignado.
• Posibilidad de dar por finalizado el proceso aplicado en cualquier momento.
• Trazabilidad clara y concisa, mostrando la duración de tareas.
Qué hacer y cuándo
Cada usuario sabe perfectamente qué debe hacer: cada tarea a realizar cuenta con una serie de ayudas e indicaciones completamente configurables por parte del usuario que diseña del proceso, para que el usuario asignado sepa cómo debe introducir la información requerida.
Cada usuario sabe perfectamente para cuando tiene que estar realizado el trabajo: se envían notificaciones vía email de las nuevas tareas asignadas e incluso recordatorios previos unos días antes de la finalización, configurados desde la propia herramienta. Existe la posibilidad de que ciertas tareas sean tratadas como críticas, haciendo que la propia herramienta evalúe por sí sola si están o no finalizadas, y de no ser así enviar notificaciones de aviso a los usuarios supervisores.
Sistema de informes personalizados
• Potente sistema de edición y almacenamiento de informes mediante plantillas.
• Informes altamente configurables: filtrar información por campos concretos, ordenar los resultados mostrados por campo, agrupar y obtener totales: suma, máximo, mínimo, promedio…
Cuadros de mando e indicadores
• Creación de cuadros de mando con nombres de filas y columnas personalizados.
• Inserción de indicadores cuyo dato es extraído de casi cualquier sitio: web, base datos externa, celda hoja de cálculo...
• Agrupación de indicadores en objetivos.
• Sistema basado en código de colores (semafórico) para una visión rápida y aclaratoria.
• Estudio de valores de cada indicador mediante gráficos evolutivos.
• Gráficos representativos con porcentajes de cumplimiento de indicadores.
Planes de acción
• Consecución de objetivos anuales asociadas a acciones por indicador..
• Acciones asignadas a usuarios con seguimiento de fechas y estado.
• Acciones que inician procesos diseñados previamente.
• Gráficos representativos con porcentajes de cumplimiento de acciones.
Encuestas, reuniones y tareas
• Creación sencilla de encuestas personalizadas: navegación por sus resultados, gráficos estadísticos, notificaciones a encuestados...
• Calendario de tareas asignadas a un usuario.
• Agenda de reuniones convocadas por un usuario y en las que se encuentra como convocado.
• Notificaciones automáticas por email de cualquier cambio de estado de todas ellas.
